Pengertian Korespondensi

Korespondensi berarti dengan surat menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat dari pihak kepada pihak yang lain biasa saja atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/ organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu).

• Menurut Moekijat penulisan surat dalam suatu perusahaan adalah penting karena surat menunjukkan hubungan antara perusahaan dengan para langganannya dan dengan masyarakat (hubungan ini dapat menambah atau merusak kemauan baik (Goodwill) terhadap perusahaan dan biaya surat mungkin mahal.

Menurut Sedarmayanti, beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam korespondensi adalah: (1) menjawab dan menanggapi surat dengan cepat menurut urutan pentingnya,(2) membuat catatan tentang intruksi khusus yang ada hubungannya dengan surat, (3) memproses surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan buku agenda atau kartu kendali yang dilengkapi dengan lembar disposisi, (4) membuat konsep,mengetik surat,telegram,memo dan bentuk lain dengan kelengkapannya (amplop,lampiran,tembusan,alamat dan lain-lain), serta meneliti kembali sebelum ditandatangani oleh pimpinan, (5) membuat dan menyimpan buku atau daftar alamat penting baik yang bersifat pribadi atau kedinasan guna keperluan surat menyurat dan lain-lain.